Veille dans le domaine juridique (généralités)

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On appelle "veille" le fait de se tenir au courant des informations pertinentes à un domaine défini. A la différence de la recherche d'informations, action ponctuelle, la veille est une activité continue. La recherche d'informations peut être une action de veille si elle est réitérée selon un principe périodique régulier.

Sommaire

[modifier] La veille en entreprise

Dans le domaine professionnel, le mot "veille" est utilisé d'abord en entreprise pour désigner une activité au service de l'innovation technologique et de la stratégie commerciale de celle-ci. Lorsqu'une taille critique pour l'entreprise est atteinte, elle est généralement assumée par un professionnel spécialisé au sein de l'entreprise: le veilleur-documentaliste ou chargé de veille.

L'Association des professionnels de l'information et de la documentation (ADBS) a défini ainsi le rôle de celui-ci:

Le veilleur-documentaliste alimente les décideurs d'une entreprise en informations sélectionnées et traitées en vue de les alerter sur l'évolution de l'environnement (technique, concurrentiel, économique, réglementaire, etc.) de l'entreprise et de les aider dans leurs prises de décision. [1]

[modifier] Les différents types de veille en entreprise

On distingue plusieurs types de veille dans le cadre de l'entreprise:

  • La veille stratégique (Strategic foresight), la plus générale qui couvre et synthétise les veilles particulières. Comme son nom l'indique elle informe les prises de décision stratégiques. Le concept de veille stratégique est pertinent aussi bien pour une administration ou pour un Etat.

Parmi les veilles sectorielles, les plus importantes sont:

  • la veille économique (Competitive intelligence), à quoi rattacher la veille concurrentielle,
  • la veille technologique (Technology forecasting),
  • la veille juridique (Legal research), à quoi rattacher la veille règlementaire et qui nous intéresse plus particulièrement ici.

On trouvera en outre, dans la littérature entrepreneuriale, définies d'autres types de veille nommées selon le domaine surveillé: veille commerciale, concurrentielle, d'opinion, environnementale, financière, médiatique, politique (ou institutionnelle), sociale, sociétale etc. [2]

[modifier] note: la traduction de "veille" en anglais

Le mot "veille" se traduit en anglais par watch, cependant comme on vient de le voir, il est, pour signifier le concept de veille informationnelle, d'usage moins régulier qu'en français, sans doute à cause d'homonymes beaucoup plus fréquents qu'en français, et on trouvera, pour traduire "veille", foresight (prévision, prospective), intelligence (renseignement, voire espionnage) ou research (recherche) selon que l'on voudra insister sur le but de l'activité, son résultat ou sa méthode.

Il est important d'être conscient de cette différence d'usage linguistique au moment de faire des recherches dans des sources anglophones[3].

[modifier] La veille dans le domaine juridique sur Internet

[modifier] Spécificités de la documentation juridique

La veille dans le domaine juridique et la veille personnelle pour les métiers du droit commence par la veille juridique au sens strict, à savoir la veille sur l'état et l'évolution du droit. Sur Internet ou sur papier, la documentation juridique possède un certain nombre de caractéristiques qui la distingue nettement des autres champs documentaires.

La documentation juridique distingue traditionnellement trois ensembles d'autorité décroissante:

  • la législation
  • la jurisprudence
  • les commentaires

Ces trois ensembles ne sont pas indépendants: les commentaires portent sur l'application (jurisprudence) de la législation. Une bonne information sur un objet juridique particulier doit donc intégrer les trois niveaux. D'où l'importance, avant le numérique, de publications à feuillets mobiles comme les jurisclasseurs.

Cette documentation est aujourd'hui produite sur support numérique en même temps que sur papier, néanmoins l'information juridique ancienne est loin d'être intégralement numérisée et une recherche juridique complète ne peut se dispenser de la recherche dans la documentation papier. L'exigence est plus pressante pour les démarches de recherche que pour la veille qui s'intéresse principalement à l'information fraîche. Cependant la veille déclenche souvent des recherches complémentaires pour éclairer ou compléter l'information récoltée[4]. Le veilleur sur Internet doit savoir qu'il peut avoir à aller dans une bibliothèque.

[modifier] sur Internet

La numérisation de la documentation juridique va permettre des traitements automatisés simplifiant l'accès à l'information juridique mais met le veilleur en face de deux risques qu'on peut définir selon les concepts classiques en théorie de l'information:

  • risque de bruit: la quantité d'information disponible "au bout des doigts" sur Internet expose à la sur-information et à la dispersion,
  • risque de silence: la facilité d'accès à l'information numérique tend à éliminer dans la pratique celle qui n'est disponible que sur papier, on verra que le même problème va se poser dans le champ même de l'information numérique: la visibilité de l'information qui se prête aisément aux techniques modernes de veille, comme la syndication[5] , tend à occulter celle qui est publié sur des sites moins dynamiques, or, dans le domaine juridique en particulier, un grand nombre, la majorité peut-être, des sources pertinentes appartiennent à cette deuxième catégorie.

Enfin, si les spécificités de la documentation juridique "colore" fortement une veille dans ce domaine, elle ne se limite pas à ce domaine. Le côté prospectif de la veille demande une écoute des sources qui reflètent la réflexion juridique et politique ainsi que ce qu'on appelle une "veille sociétale" sur l'état de l'opinion et des débats. Dans cette mesure elle inclut dans son champ de sources des sources comme les blogs et symétriquement les travaux de recherche publiés dans les revues scientifiques. Cette extension du champ de la veille accroit encore les risques de bruit ou de silence.

Le choix des outils et des stratégies de veille doit s'appliquer à limiter ces risques. Dans la suite de cette formation nous allons essentiellement nous appliquer à élucider la nature, le fonctionnement et les fonctionnalités spécifiques des différents outils disponibles pour le veilleur sur Internet de façon à permettre à ce dernier de déterminer ceux qu'il utilisera et leurs complémentarités. Mais si ces éclaircissements techniques et fonctionnels sont indispensables, pour éviter une dérive technologique, il est important de commencer, pour construire une veille efficiente, par définir les finalités particulières de son activité de veille.

[modifier] Construire sa veille

L'ambition de maintenir une connaissance en temps réel de l'état de l'information dans un domaine déterminé va affronter plusieurs risques: comme toute activité informationnelle (et comme évoqué ci-dessus) les risques de "silence" et le risque de "bruit" (manque d'efficacité). S'agissant d'une activité régulière, le facteur temps prend une importance plus grande que dans la cas de la recherche ponctuelle. Ce qui va se traduire par des risques pratiquement ressentis comme:

  • manque d'efficience: l'activité de veille prend trop de temps,
  • distraction, dispersion: l'activité de veille présente des résultats intéressants mais qui éloignent de l'objectif fixé,
  • sur-information: l'activité de veille est trop efficace! je suis noyé sous l'information, je n'ai pas le temps de la traiter.

Pour pallier ces risques, il convient en amont de définir une stratégie de veille: en définissant le plus précisément possible ses objectifs et en installant dans son environnement de travail les outils les plus performants au service de ces objectifs.

[modifier] poser ses objectifs de veille

D'abord poser ses objectifs de veille, c'est-à-dire:

  1. en formaliser les finalités: au sein d'une structure comme une entreprise ou un cabinet d'avocats, ces finalités vont être déterminées par la stratégie de l'organisation, ses domaines d'intervention privilégiés, dans le cas d'une veille personnelle à fin de formation continuée, elle sera déterminée par les compétences qu'on veut entretenir, la veille permettra aussi de déterminer quelles sont les compétences nouvelles à acquérir pour compléter les compétences acquises,
  2. définir les cibles informationnelles correspondant à ces finalités,
  3. préciser ces cibles en les mettant en mots.

Sur ce dernier point la veille va se situer en aval de la recherche documentaire. On a vu plus haut que la veille se distingue de la recherche d'information en ce qu'elle est continue où la recherche est ponctuelle. C'est dire que les mots, ceux que je vais utiliser pour une recherche ponctuelle sur un moteur de recherche ou sur une base de données, s'ils ont été pertinents pour celle-ci (s'ils m'ont ramené des résultats pertinents), vont être pertinents pour définir un objectif de veille.

J'ai intérêt à définir le plus précisément possible mes objectifs, sachant qu'il me sera toujours possible de redéfinir ces objectifs en fonction des résultats de ma veille: les élargir si mes sources / outils me donnent trop peu de résultats ("silence" informationnel), les préciser si au contraire j'ai trop de résultats peu ou pas pertinents ("bruit" documentaire).

Les objectifs peuvent être et sont souvent multiples et plus ou moins liés entre eux. Je peux vouloir me tenir au courant de l'actualité de la profession d'avocat et de l'évolution des accords commerciaux entre l'Europe et les Etats-Unis. J'ai intérêt donc à définir des objectifs de veille distincts qui peuvent être traités en même temps et par les mêmes outils mais qui le seront de manière clairement distincte.

[modifier] identifier les sources pertinentes

Les objectifs vont définir des sources correspondantes. Ici encore la veille se trouve en aval de la recherche informationnelle: les sources pertinentes pour la recherche seront des sources pertinentes pour la veille. Cependant les sources de la veille peuvent être plus nombreuses que celles de la recherche dans la mesure où les outils de la veille permettent de traiter des ensembles plus larges et plus flous que la recherche informationnelle. Par exemple je peux vouloir rester au courant de l'ambiance d'un certain milieu ou de la société en général sur certaines questions (veille sociétale), un agrégateur de flux va me permettre de parcourir rapidement des billets de blogs ou des actualités (un peu comme je parcourrais le journal du matin). C'est dans ce domaine que la veille se distingue par son champ de la recherche informationnelle.

[modifier] construire son environnement de travail, les outils de la veille

On va choisir ses outils en fonction de leur efficacité ET en fonction des sources. En effet toutes les sources ne sont pas susceptibles de traitement par tous les outils de veille. On les choisira aussi avec le souci d'en limiter le nombre ou de les rendre interopérables[6] en sorte de n'avoir pas à se disperser entre des interfaces de veille multiples. L'idéal serait de réaliser sa veille dans un environnement numérique de travail unique. Cet idéal reste cependant encore impossible et une veille complète ne peut se dispenser de recourir à la fois au courrier électronique et au web (à quoi rajouter un recours qui peut rester nécessaires aux sites web ou aux bases de données originales pour certaines sources très spécifiques).

Les outils de la veille vont d'abord être ceux qui permettent de recevoir l'information, les "oreilles" de la veille en quelque sorte. Mais ils doivent être complétés d'outils qui permettent de gérer les résultats de cette "écoute", outils de mémorisation et d'organisation de l'information.

[modifier] écouter

Le principe général des outils de veille va être d'automatiser des opérations réalisées au coup par coup lors de la recherche d'information ou de la consultation de sources. Pour utiliser les concepts de push et de pull utilisés en théorie de la communication, on peut dire qu'ils permettent de transformer du pull en ''push. Une communication est dite push lorsqu'elle vient à son récepteur "poussée" par l'émetteur, ainsi lorsque je regarde la télévision ou lorsque je reçois un courrier électronique; elle est dite pull lorsque c'est l'émetteur qui la "tire" à lui, ainsi lorsque j'achète un livre ou que je fais une recherche sur une base de données. On peut dire que les techniques spécifiques de veille combinent, à la différence de la recherche informationnelle, le push et le pull: je vais d'abord "tirer" des sources, des émissions d'informations pertinentes à mes objectifs pour qu'ensuite, automatisées, elles soient "poussées" vers moi sans qu'il me soit nécessaire de faire une opération spécifique, sans qu'il me soit nécessaire de la "tirer" à nouveau.

Les outils de veille par internet peuvent être de trois sortes:

  • ceux qui utilisent un logiciel dédié (desktop applications), il faut installer le logiciel sur son ordinateur pour pouvoir l'utiliser, ils sont de moins en moins populaires mais ils restent puissants et un certain nombre de produits commerciaux sophistiqués sont de cette sorte,
  • ceux qui utilisent le courrier électronique, ils présentent l'avantage de "l'information" sur une interface qui est un passage obligé d'un travail sur internet, en revanche ils risquent de venir mélanger les informations de veille à des informations qui impliquent un régime d'attention très différent[7],
  • ceux qui sont utilisés via un navigateur web, ce sont les outils au développement le plus récent, ils font partie de la famille des outils de ce qu'on appelle le web 2.0.

Les principales techniques de veille sont:

  • la réitération de consultation ou de recherche, c'est le niveau zéro, si l'on veut, mais certaines sources n'en permettent pas d'autre,
  • les listes de diffusion et les lettres d'information reçues par courrier électronique,
  • les alertes reçues également par courrier électronique,
  • les notificateurs de mise à jour de pages web (web monitoring), qui permettent de surveiller les modifications de pages qui ne proposent pas de flux de syndication,
  • les lecteurs / agrégateurs de flux de syndication qui permettent de tirer le meilleur parti des flux de syndication.

Cette dernière technique est la plus récente et la plus puissante. Cependant ni son principe, ni son utilisation ne sont intuitives. C'est pourquoi la plus grande partie de cette formation sera consacrée à cette technologie. Les autres techniques seront ensuite examinées dans leur complémentarité à la syndication.

[modifier] mémoriser

Il nous restera ensuite à considérer une autre catégorie d'outils pertinents pour la veille. En effet, il faut aux "oreilles" de la veille une mémoire, faute de quoi la veille se réduirait à une exposition passive à un flux et les techniques artisanales ne peuvent suffire face à l'ampleur de ce flux.

Les outils de mémorisation ne sont pas des outils de veille à proprement parler (sauf à les utiliser indirectement comme nous allons voir) mais ils constituent des compléments indispensables à l'équipement du veilleur.

[modifier] déléguer sa veille?

Et si je n'ai pas le temps de réaliser la veille dont j'ai besoin (malgré tous les outils que nous envisageons ici)? Puis-je déléguer ma veille?

[modifier] en interne (documentaliste)

Dans de nombreuses organisations, entreprises, cabinets d'avocats, etc. la veille est délégué à un personnel spécialisé, la veille est alors une des missions du documentaliste. Dans ce cas, la problématique de la restitution des outils de traitement des résultats de la veille devient très importante. Mais avec la formation tout au long de la vie, nous sommes évidemment dans un cas différent.

[modifier] "la méta-veille"

Même ainsi je peux déléguer ma veille à d'autres personnes, non pas directement mais en suivant leur propre activité de veille sur le web, en utilisant ce qu'on appelle la dimension "sociale", de partage, du web 2.0.

  • d'abord en incluant dans mes sources des veilleurs. C'est très souvent le cas même lorsque je ne m'en rends pas compte: les actualités d'un portail juridique réalisent une opération de veille, les blogueurs sont généralement des veilleurs pour leur propre compte, etc.
  • plus spécifiquement en utilisant les outils de mémorisation d'autres veilleurs, je n'écoute pas les sources primaires mais les résultats de la veille de personnes que j'ai identifiées comme ayant des objectifs de veille analogues aux miens,
  • pour les veilles les moins spécifiques et qui correspondent aux intérêts d'un milieu, je peux utiliser un réseau social, comme Facebook ou l'outil de micro-blogging Twitter.

Pour le veilleur individuel qui tient à rester à jour sur ses domaines de compétences les techniques de "méta-veille" sont précieuses dans les périodes où sa disponibilité en termes de temps et d'attention est moindre qu'à l'ordinaire. ---

  1. Ancienne version du référentiel des métiers de l'ADBS, citée sur la Wikipédia française (consultée le 16.09.2009). La nouvelle version (consultée le 16.09.2009) intègre l'évolution générée par la numérisation, l'internet et les nouvelles pratiques du web:
    [Le chargé de veille]
    • Conçoit, met en oeuvre et fait évoluer les dispositifs de veille concurrentielle, juridique, technologique... en interne comme en externe.
    • Détecte et aide à l'anticipation des changements survenant dans l'environnement technique et/ou socioéconomique de l'entreprise et susceptibles d'en affecter l'activité, signale les opportunités et informe sur les risques et les tendances.
    • Met en place des réseaux permettant la cartographie des flux et des acteurs.
  2. Source Wikipédia française consultée le 16.09.09.
  3. Voir plus haut les différentes traductions pour des veilles particulières en entreprise, d'après les correspondances entre les Wikipédias francophone et anglophone
  4. dans un cadre professionnel, en particulier, le veilleur aura souvent à compléter ses synthèses de veille par des informations produites par des recherches documentaires rétrospectives
  5. C'est ce facteur qui explique un phénomène comme l'explosion de la "blogosphère" en 2003: les blogs offrant, de par leur technologie (cf. infra: "Gestion de Contenu Web"), des flux de syndication, leur adoption a défini un sous-ensemble du web à visibilité décuplé aux dépends des pages html statiques.
  6. C'est-à-dire de publier le contenu d'une interface de veille "secondaire" sur une interface consultée prioritairement ou plus souvent
  7. L'explosion de l'information et de sa disponibilité via l'internet obligent à élaborer des stratégies de l'attention, qui permettent d'adapter le flux d'information reçu au type d'activité que l'on entend réaliser: si le flux d'information que je reçois demande de ma part des opérations très hétérogènes: mémoriser une information importante, rédiger une synthèse, programmer un évènement, répondre à un courrier..., mon régime d'attention va être cahotique et je risque de me disperser voire de me perdre. Le choix des outils et leur paramétrage doit tenir compte de ce facteur.